ポイント2
現場に対応した予約システムで
スタッフ・器材・車両を一括管理
予約台帳だけではありません、現場で働いているスタッフや使う器材・車両まで、まとめて1つの予約システムで管理が
行えます。オールインワンの豊富な機能なので、余計な手間をかけずに業務効率化を行いましょう。各管理方法やおすすめ機能を、詳しくご紹介します。
行えます。オールインワンの豊富な機能なので、余計な手間をかけずに業務効率化を行いましょう。各管理方法やおすすめ機能を、詳しくご紹介します。
現場スタッフを管理する
アクティビティを催行する上で携わっているスタッフも、予約と一緒にまとめて管理できる予約システム機能付き。スタッフのシフトを登録しておけば、当日出勤する担当者へお客様を割り当てて専用の対応リストを簡単作成。印刷して共有したり、直接メールしたりとサポート機能も付いています。
スタッフのシフト登録
働いてるスタッフを登録しておけば、予約とまとめて管理が可能に。社員やアルバイトだけではなく、外部の協力会社もOK。個人を登録して勤務スケジュールを入れれば、後からシフトを自動で作ってくれ、各個人別に補足情報を入れておけば、アサイン時に役立てられます。
個人を登録
アクティビティを催行する上で携わっている個人をそれぞれ登録。社員やアルバイトに加えて、外部で一時的に協力してくれている方も登録して一緒に管理することができます。
勤務スケジュール
登録した個人は、働く期間や曜日、定休日を勤務スケジュールとして事前に登録。設定された勤務スケジュールで自動でシフトを作ってくれるので、アサイン時に余計な確認がいりません。
補足情報
各個人別に補足情報の活用も可能。対応できるアクティビティの一覧や、持っているライセンスを登録しておくことで、アサイン時に見て間違いなく割当が行えます。
当日のお客様を割り当て
アクティビティ当日に参加するお客様を、出勤する各スタッフに対してそれぞれ割り当てが可能。出勤する当日のシフトは自動で表示されるので、確認の手間もかからず楽に対応。割当後は各スタッフ別に専用リストが完成するので、各個人はそれを見るだけで当日のオペレーションが分かります。
シフトを自動表示
登録してある勤務スケジュールに応じて、アクティビティ当日のシフトをシステムが自動で表示。出てくるスタッフに割当ができるので、出勤の確認の手間なく対応が行えます。
担当別に割当
参加するお客様を、スタッフの担当者別に割当すれば、当日の案内対象やオペレーションがすぐに分かるリストを作成できます。時間ごとに状況見ながら割当が見れるので、バランスの考慮も。
各人の専用リストが完成
お客様の割当後は、各担当者別の専用対応リストを自動作成。担当者の中でも、開始時間別に分けて表示されるので、複数の開催があっても間違いなく案内が行なえます。
専用の対応リストを共有
各担当者別の専用リストを作ったら、簡単に共有できるように様々な手段をご用意。そのままPDFで印刷して配布してもよし、csvでダウンロードした後にエクセルで加工してから渡してもよし、画面上から各担当者へ直接メールをすることもできます。
PDFで印刷
作った各専用リストは、担当者別にPDFにダウンロードが可能。そのまま印刷して配布したり、LINEなどのメッセージアプリで添付して送ることもできます。
csvで加工
担当者別のデータは、csvでダウンロードもOK。落としたファイルをエクセルで編集し、追加で情報を入れたり、自由に加工して渡せるようになっています。
直接メール送信
各リストは、画面上から直接メールを送信することも可能。担当者別に送れるので、遠方の離れたスタッフにも簡単に共有できます。
アクティビティの器材を管理する
アクティビティに必要不可欠な各器材も、他と同様にまとめて予約システムで管理が可能。事前に器材リストと数を登録しておけば、参加当日向けに器材別の貸出リストが作れます。作ったリストは当日の貸出管理に利用ができるので、返却確認や在庫チェックにも利用。よりスムーズなオペレーションや案内が行えるようになります。
器材リストを登録
アクティビティで使う器材を、リストとして事前登録。アクティビティで使う道具だけではなく、レンタル品や有料オプションの対応も一緒に可能。数を登録しておけば、後からのリスト作りや在庫チェックにも使えます。
器材のリスト作り
アクティビティで使う各器材や道具、レンタル品のオプションなどを事前に登録してリスト作りしましょう。登録した器材ごとに管理ができるので、必要な範囲で使ってください。
数を管理
各器材の在庫数を登録できるので、数に限りがあるものの貸出管理や、アクティビティ後の在庫確認へ活用ができます。登録した数は後からも変更OK、購入や廃棄に伴って柔軟に対応できます。
補足情報
器材に関する補足情報も入力OK、購入日やメンテナンス予定日などを入れておけば、内部の管理の効率化や、次の買い替え時期の確認に活用が行えます。
貸出リストを作成
アクティビティ参加当日に使う器材は、各お客様を割り当てて当日の貸出リストを作成することが可能。器材別に作れるので、貸出管理したいものを中心に使ってください。割当時に器材の利用数を自動計算してくれるので、間違いなく貸出ができるか一緒に確認ができます。
器材別に割当
登録した器材リストの1つ1つに対して、当日参加するお客様の割当が可能に。貸出管理したいものを中心に使えるので、後はリストを見ながらスムーズにお客様対応が行えます。
上限数を自動管理
各器材別に登録された数がある場合は、お客様の割当に応じて貸出数をシステムが自動で計算。在庫を上回ることがないよう、常に貸出数を見ながら対応が行えます。
貸出リストが完成
お客様の割当後は、各器材別に当日の貸出リストが完成。開始時間が複数あっても、各時間ごとに分けて整理されたリストが自動で作成されます。
当日の貸出管理に利用
作った器材の貸出リストは、アクティビティ当日の貸出管理に活用できます。印刷して器材管理担当者に渡してもよし、器材の配布時に貸出チェックに利用してもよし、アクティビティ終了後の返却チェックに使うこともできます。
印刷して担当者へ
作ったリストは、PDFやcsvで出力して、器材を管理している担当者へ渡すことができます。事前に貸出準備ができるので、当日の担当者の業務もより効率化されて、間違いが少なくなります。
器材の貸出チェックに利用
お客様に器材を直接貸し出す際に、貸出チェックとしてリストを利用することもOK。貸し出した器材の番号などを記入すれば、後からの確認やチェックもより簡単に行なえます。
器材の返却確認へ利用
アクティビティの終了後に器材を返却してもらう時は、どの器材が返ってきているかの確認に利用することもOK。器材ごとに在庫合わせもできるので、オペレーションの締めくくりにも使えます。
移動や送迎向けの車両を管理する
アクティビティの場所への移動や、お客様の送迎に車両を使っている場合は、他とまとめて予約システムで管理ができます。各車両ごとにお客様を割り振りしておけば、当日のドライバーにリストを渡すだけでOK。複数の開始時間があっても、各時間別にお客様のリストが整理されて自動で作成されます。
車両を登録
自社で保持している車両や、外部にお願いしている車種などをリストとして事前に登録。各車両別に定員数が登録できるので、後からのお客様の割り振りにも使えます。配車にかかる手間も、一括管理に効率化できます。
保持している車のリスト
自社で持っている車の一覧を、
リストとして事前に登録。後から登録した車ごとに割当や管理ができるので、スタッフや器材とまとめて対応ができます。
リストとして事前に登録。後から登録した車ごとに割当や管理ができるので、スタッフや器材とまとめて対応ができます。
外部委託も対応
送迎を外部に委託している場合でも、委託先と車種を登録しておくことで、そのまま依頼ができるリストの作成が可能に。自社車両と一緒に管理することで、更に業務を効率化が狙えます。
定員数を登録
各車両ごとに、定員数の登録が可能。お客様を割り当てる時に、どの車に載せるか定員を見ながら対応できるので、事前準備がより楽になります。
定員を見ながら振り分け
アクティビティの参加当日のお客様を、使う車両別に割り振りをしましょう。どの車に乗るか割当をすると、車ごとの定員数と積載人数をシステムが自動で計算。効率良い配車を行って、業務の効率化だけではなく、コストの削減も実現できます。
車両別に割当
登録してある車両別に、アクティビティの当日にどのお客様を載せるか割当が行えます。効率良い配車をすることで、余計なコストがかからないように対応できるのが大きなポイントに。
定員数を自動計算
各車両別にお客様を割り当てることで、車ごとの定員数の残りを自動計算。予約を選択するだけで積載人数を計算してくれるので、余計な計算や頭を使わなくても直感的に作業できます。
車両別の専用リスト
お客様の割当後は、車両別に専用のリストを自動作成。各車両ごとに、どのお客様を乗せればよいか一目で分かるので、当日の案内をよりスムーズに行うことができます。
ドライバーにリスト共有
作った車両別のリストは、車を運転するドライバーへ簡単に共有。当日に複数回の送迎や移動があっても、開始時間別に表示されるので間違いもありません。外部へ送迎を依頼する場合は、委託先へ直接メールを送ったり、リストを添付して送ることもできます。
ドライバーへ共有
作った車両ごとのリストは、当日運転するドライバーへ直接渡すだけでOK。印刷して配布したり、ドライバーのメールアドレスに直接送ることもできます。
時間別に見れる
各リストは、開始時間別に
お客様のリストを一覧表示するので、1日に複数の送迎や移動があっても大丈夫。間違いなくお客様を案内することができます。
お客様のリストを一覧表示するので、1日に複数の送迎や移動があっても大丈夫。間違いなくお客様を案内することができます。
外部の依頼に利用
作ったリストは、そのまま外部の業者の依頼に使うこともOK。リストを直接メールで送ることや、ダウンロードしたファイルを添付して使うこともできます。
まとめ
アクティビティの運営に必要なスタッフや器材・車両まで、1つの予約システムでまとめて管理できる便利さは、一度使ったらやみつきになること間違いなし！業務の効率化だけではなく、アクティビティのスマートな事業運営が実現できます。オールインワンならではの便利さを是非味わってみてください。